Touch once & get things done – chất bôi trơn bí mật của cỗ máy năng suất

Bài viết này được viết trong lúc learning-time, mình đang có cảm giác lâng lâng vì hôm nay đã giải quyết một lúc rất nhiều đầu việc, ở rất nhiều vai trò và nhiều dự án khác nhau. Cảm giác mình đã phát hiện và áp dụng được một bí kíp xem chừng cao siêu lắm :)))))

Bí quyết đó là: Giải quyết ngay tức thì công việc vừa chạm đến!

Điều này áp dụng cực hiệu quả với email. Mình có đến 5 email khác nhau của 5 project khác nhau không liên quan trực tiếp. Cứ tưởng tượng vừa đến công ty, đọc một loạt các email của hòm thư 1, xong có tin nhắn bảo cần check ngay email của hòm thư 2, vừa xem xong thì đồng nghiệp hỏi chị ơi cái này em tính vậy vậy chị tính sao bla bla. Riêng việc đi “dạo quanh” và ghi nhận vấn đề phát sinh từ các nơi đã mất cmnr hơn nửa tiếng. Giả sử không còn gì nữa để rảnh rỗi quay lại xử lý việc thì lúc này lại mất tiếp 15-20p đọc lại mớ email mà vừa sáng ĐÃ đọc.

Tóm lại rất mất thời gian, mà việc vẫn không trôi.

Dần dà mình áp dụng chiến lược mới: Vừa vào chỉ mở đúng 1 tab email, đọc lần lượt các email mới, giải quyết nó DỨT ĐIỂM trước khi qua email tiếp theo. Cứ thế tắt hòm thư 1 qua hòm 2….

Nghe đơn giản vl luôn. Nghĩa là một khi đã chạm vào cái gì rồi, thì làm nó cho XONG HẲN, trước khi qua cái mới.

Áp dụng chiến lược này chưa đủ, cần thêm 3 phụ kiện đi kèm để tối ưu nhất:

1. To-do-list

To-do-list là công cụ quản lý thời gian và công việc hiệu quả nhất mà mình từng trải nghiệm. Theo đó to-do-list đơn giản là một cuốn sổ, ghi chép các công việc mỗi ngày bằng gạch đầu dòng từ trên xuống, thế thôi. Mình cũng đã dùng thử hơn 30 apps hay tool hỗ trợ viết và thực hiện to-do-list, nhưng kết luận: tờ giấy trắng với cây bút và những gạch đầu dòng là the bestttt. Ko có đối thủ :)))) tất cả những cái kia làm màu là chính :”>

To-do-list là cực kỳ cần thiết với chiến lược giải quyết tức thì. Đôi khi bạn có những việc cực kỳ khẩn cấp, chỉ kịp lướt qua một dòng email hay ai đó vừa nói bạn có cuộc hẹn đầu giờ chiều, thì cách tốt nhất là ghi nó ra giấy, lát nữa sẽ quay lại giải quyết.

Lưu ý: không mở email đó ra. Khi nào giải quyết mới mở nó. Vd sáng ra thấy dòng mail: kế hoạch shooting tháng 9 chẳng hạn, mà có tin nhắn cần trả lời ngay, thì đơn giản là viết ra: coi plan shooting. Xong.

2. Quy định cách đặt title email với những người thường xuyên tương tác/ email quan trọng.

Vd những email với title kiểu “xin tài trợ” hay “PR contract” hay “VNE” kiểu vậy thì hầu như mình sẽ không lưu tâm đến và skip qua rất nhanh. Quy định với team cách đặt title email cũng như chủ động áp dụng khi gởi email đi cho khách hàng đối tác là hành động nhỏ nhưng giúp tiết kiệm biết bao là thời gian công sức của mọi người chứ không đùa :)))))) title với đầy đủ dữ kiện như “Project A – PR – Nội dung đi bài trên Báo Z ngày …” chẳng hạn giúp người đọc lướt được ngay ý chính và xác định được luôn mức độ ưu tiên để giải quyết.

Người gởi dễ dàng sắp xếp hòm thư, người đọc dễ dàng phân loại nội dung, tiện biết bao chứ.

3. Notification là kẻ thù của năng suất :))))

Máy tính mình tắt TẤT CẢ các notification dạng badget hay âm thanh. Ko có hiện ra cái gì xen vào trong lúc đang tập trung giải quyết dứt điểm công việc hiện tại hết. Ai cần gấp thì sẽ gọi điện thôi. Thiếu kiên quyết với thông báo chen ngang thì KO THỂ áp dụng vũ khí Giải quyết tức thì hiệu quả được. Chắc chắn sẽ có cái gì đó xen ngang cho mà coi :))))

Vậy đó, tinh thần là phải luôn chủ động xử lý công việc, hạn chế mức thấp nhất việc bị đưa vào trạng thái bị động phải dùng hết sức lực thời gian để phản ứng thì cũng vừa hết cmnr một ngày chẳng làm được gì cả.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s