Behind productivity – xương sống của văn hoá năng suất cao

Bài viết này được truyền cảm hứng từ cuốn sách The Barcelona Way – ADN của nền văn hoá chiến thắng và bộ phim Jumanji 2 – Welcome to the Jungle dưới góc nhìn của việc dẫn dắt một đội nhóm hơn 10 người hoàn toàn khác nhau ở các vị trí khác nhau.

Làm việc với năng suất cao và niềm đam mê tìm tòi khám phá chinh phục thử thách là một trong những cảm xúc thăng hoa nhất trong lúc làm việc mà ai cũng muốn, cũng như là động lực để bản thân tốt hơn mỗi ngày, cảm thấy mình có ích hơn, do đó dẫn đến niềm vui và cảm giác đủ đầy, chúng ta vì thế sẽ hạnh phúc hơn.

Do đó mình luôn hào hứng và thích suy tư về đề tại hiệu suất làm việc cao. Những cuốn sách như: làm việc 4 giờ, start with why, 6 thói quen để làm việc hiệu quả,.. cho mình những khái niệm rất thuyết phục và có vẻ hợp lý không thể chối cãi, nhưng vẫn còn nhiều lý thuyết, chưa khiến mình hành động ngay mà chỉ dừng lại ở dạng absort (thẩm thấu)

Nhưng cái hay của The Barcelona Way là đặt vào một bối cảnh một câu lạc bộ nổi tiếng, kể những giai thoại huyền thoại được gợi nhắc rất nhiều trên báo chí, và sự kết hợp giữa kể chuyện và bài học rút ra (key learning) cực kỳ thuyết phục. Qua đó thể hiện 5 trụ cột là xương sống của một nền văn hoá làm việc năng suất cao:

1. Bức tranh tổng thể (Big Picture)

Chuyện gì cũng vậy, muốn bảo ai làm gì thì chuyện đầu tiên là hãy cho người ta biết ly do tại-sao-cần-làm. Tuy nhiên không phải đội nhóm hay tổ chức nào cũng có một tầm nhìn/ một câu trả lời tại sao đủ thuyết phục và dễ hiểu để mọi người có niềm tin hành động.

Nói như các bạn bây giờ hay nói: chỉ cần cho tôi “lý do” thôi. Khi “lý do” đủ quan trọng, mọi người sẽ tự khắc tìm câu trả lời cho “cái gì” và “như thế nào”

Tại Barcelona, thi đấu xuất sắc và hành xử khiêm nhường là câu trả lời cho lý do “Hơn cả một câu lạc bộ”. Đội bóng Barcelona đại diện không chỉ thể thao, mà còn là niềm tin của xứ Catalonia.

Tại Google, những con người trẻ trung sáng tạo không ngừng một cách chỉnh chu và luôn dễ hiểu là câu trả lời cho mục đích tối cao “sắp xếp thông tin của thế giới, làm cho chúng có thể truy cập toàn cầu và hữu ích”

Tại Coolmate, sản phẩm cải-tiến-nhỏ liên tục và chăm sóc khách hàng tận tâm là câu trả lời cho “Convenient way for men to shop their basics with 100% happiness guarantee” – sắm đồ cơ bản tiện lợi hơn với sự hài lòng tuyệt đối.

2.Hành trình thay đổi
Thay đổi không diễn ra trong 1 2 ngày. Do đó để đảm bảo đích đến của bức tranh tổng thể, chúng ta cần một hành trình với những biển báo nhắc nhở rằng chúng ta đã đi qua đâu, đang ở đâu và bước tiếp theo là gì. Đây như là câu trả lời cho “cái gì” và “như thế nào” sau câu hỏi tại sao.
Hành trình thay đổi này theo mình là sự thấu hiểu về hành vi, tâm lý con người để liên tục tạo ra hoặc đặt họ vào môi trường thích hợp để phát huy được thế mạnh của mình. Một người chinh phục được nhiệm vụ của họ, nghĩa là đội nhóm càng gần đến đích hơn.
Trong Jumanji 2 Welcome to the Jungle có một tình huống khá hay, là khi bắt đầu game mọi người không được chọn nhân vật mà bị phân công random. Mọi người đều mất 2/3 mạng với sự phân công ngẫu nhiên đó, cho đến khi còn mạng cuối cùng thì họ được “đổi vai” – quay lại với nhân vật là thế mạnh của mình. Từ đó mà họ đã lấy được viên ngọc và thoát khỏi trò chơi.
Ai cũng có những khả năng riêng, tính cách riêng của họ. Việc phát hiện và đặt họ vào vị trí có thể phát huy được thế mạnh là một trong những công việc tối quan trọng của hành trình thay đổi.
Hành trình này được dẫn dắt và duy trì qua những:

Cột mốc nhỏ (Ví dụ với Coolmate là chinh phục dần từ 300 đơn/ngày, 500 đơn/ngày, 1000 đơn/ngày,… Theo bản năng ai ai cũng mong muốn tìm kiếm những cú đột phá lớn, kiểu một phát ăn luôn thành công luôn. Thực tế thì hiếm khi như thế, việc tập trung vào việc ăn ngay sẽ tạo ra sự thất vọng thường xuyên mà ngừng tập trung cho những bước nhỏ thực sự quan trọng.
Các nghi thức văn hoá (Ví dụ đạt được một cột mốc mọi người sẽ được đi chơi cùng nhau). Nuôi dưỡng những tiến bộ nhỏ, những hành vi được khuyến khích.
Từ góc nhìn bản thân, việc xây dựng niềm tin, phát triển con người và làm việc hiệu suất cao là những nhiệm vụ không-bao-giờ kết thúc. Nó là chuỗi những hành vi hành xử nhỏ mỗi ngày với rất nhiều chú tâm và sự nhạy bén.

3. Thói quen a.k.a quy trình
Quy trình chính là những ống dẫn của cỗ máy năng suất. Khi một việc chưa có câu trả lời, người ta sẽ liên tục thử và sai. Nhưng một khi đã tìm ra cách để giải quyết một công việc, hãy quy trình nó lại, chuyển giao, nhân rộng và để quy trình đó được len lỏi trong tổ chức.

“Chúng ta là những gì mình lặp đi lặp lại. Vì thế, xuất sắc không phải là một hành động, mà là một thói quen” – Will Durrant

Thói quen được quyết định phần lớn bởi môi trường sống, vì vậy việc tạo ra một môi trường với những thói quen hoặc quy trình chuẩn mực sẽ tăng cao hiệu suất làm việc đáng kể.
Cách để duy trì và củng cố thói quen là tạo ra thật nhiều Feedback Loop
Thói quen chủ chốt của Barcelona:

Quy tắc 5s: Phải lấy lại được bóng trong vòng 5s sau khi mất
Kiểm soát bóng 90% trận đấu
Bài tập Rondo

Tạo ra một nơi mà người phù hợp được đặt đúng chỗ, cung cấp thước đo liên tục về các hành vi và thói quen chủ chốt chính xác kịp thời, để đảm bảo văn hoá hiệu suất cao ăn sâu vào tổ chức đó.

Ở Coolmate, bộ phận CSKH có một thước đo là gọi điện xác nhận đơn hàng trong vòng 90p sau khi đơn hàng phát sinh. Có thời gian đếm chính xác từng phút ngay trên dashboard làm việc để kịp thời thông báo cho các bạn có phương án xử lý tình huống.

4. Người kiến tạo văn hoá
Bạn có nhớ hồi nhỏ đi học, trong một nhóm to bao giờ cũng có một nhóm nhỏ (2-3 người) luôn là những người “đầu têu” hoặc cách ứng xử của bạn hay bị ảnh hưởng bởi nhóm nhỏ đó. Đó chính là nhóm người kiến tạo văn hoá – nhóm người dẫn dắt, dù khi họ không có quyền lực.
Nhóm người kiến tạo văn hoá có đặc điểm:

Luôn có những hành vi được khuyến khích
Được mọi người tin cậy
Có chính kiến riêng của mình
Luôn đặt tổ chức lên hàng đầu

Họ là những người quan trọng trong việc xây dựng niềm tin, cải thiện việc liên lạc trong tổ chức và có sức ảnh hưởng đến những người còn lại.

5. Lãnh đạo đích thực
True leader don’t create follower, they create more leader.
Lead by example
Trục này sẽ viết trong một chủ đề khác về leadership.

Ảnh feature: Burst

Nghĩ, Random Entrepreneur, Random Thought, Sách

Behind productivity – xương sống của văn hoá năng suất cao

Trả lời Hủy