Chúng ta đều có 24h/ngày và có quá nhiều việc để làm. Nếu không thể bớt đi danh sách những việc cần làm, thì giải pháp có thể là hãy làm những việc cần làm một cách hiệu quả hơn, more productivity.
Vậy năng suất hơn (more productivity) là gì?
Năng suất (productivity) là khả năng giải quyết 1 nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian ít hơn thông thường. Làm việc năng suất hơn và chúng ta sẽ có thêm nhiều thời gian và năng lượng cho những việc khác.
Chúng ta thường nhảy nhanh vào những to-do-list, apps nhắc nhở hay một vài tactics, nhưng dừng lại một chút để nhìn vào nền tảng của productivity, đó là động lực & thể lực.
Động lực chính là thứ khiến chúng ta có thể thức dậy mỗi sáng và lao đến chỗ làm, đối diện với những việc cần làm và hoàn thành nó. Thiếu động lực, không thể có năng suất.
Động lực là điều kiện cần, và thể lực sẽ là điều kiện ĐỦ. Chúng ta không thể năng suất nếu ngồi 2 tiếng và lưng bắt đầu đâu cổ bắt đầu mỏi.
Giữ cho động lực và thể lực luôn cao, thì bạn đã có hơn 50% khả năng làm việc năng suất hơn bình thường rồi.
5 cách áp dụng được ngay và luôn để nâng cao năng suất làm việc:
1. Touch it once & get things done – đụng đến thì giải quyết ngay
Khi có nhiều việc trong cùng 1 khoảng thời gian, thay vì nhìn việc này ngó việc kia 1 tí, thì có thể tiếp cận vấn đề bằng cách “chạm 1 lần” – kiểm tra 1 dòng email/tin nhắn và trả lời/ giải quyết nó luôn trước khi qua một dòng khác. Dứt điểm rất quan trọng, nó cho phép những dấu tick done được đánh dấu, qua đó giải phóng bộ nhớ và năng lượng của chúng ta cho những việc tiếp theo.
2. Hiểu đỉnh & đáy năng lượng của bản thân để phân bổ công việc
Mỗi người đều có một trường năng lượng của riêng mình ở mỗi thời điểm. Có người dễ tập trung hơn vào sáng sớm, có người lại ở đỉnh cao năng suất vào đầu giờ chiều. Quan sát và hiểu được đỉnh – đáy năng lượng của bản thân sẽ cho phép chúng ta chủ động sắp xếp những công việc khó hơn, quan trọng hơn vào thời điểm đỉnh cao, tránh lãng phí thời gian và sức lực.
3. Set a norm – hãy cho đồng nghiệp biết bạn cần gì
“Mình cần 3 tiếng liền để tập trung cho việc này”, “mình muốn giải quyết những việc quan trọng vào sáng thứ 6 nên đừng book lịch vào lúc này nhé”, “gởi cho mình trước 3h chiều để mình có thời gian hoàn thiện nó tốt nhất”,… hãy nói rõ cho sếp, đồng nghiệp của mình những mong muốn, để những người làm việc trực tiếp với bạn mỗi ngày hiểu và luôn tạo điều kiện để bạn có thể tập trung vào đúng thời điểm bạn cần.
4. Google Calendar & 1 cuốn sổ là tất cả những gì bạn cần
Có rất nhiều ứng dụng hay công cụ để hỗ trợ với những lời hứa về việc giúp bạn năng suất hơn. Nhưng sau khi trải nghiệm rất nhiều thì mình nhận ra, hoá ra việc có thể làm việc năng suất hơn là thói quen được hình thành và bồi dưỡng, không có bất kỳ cứu cánh nhanh nào cả! Vậy nên hãy lựa chọn những công cụ đơn giản & dễ với tới nhất, như set lịch trên Google Calendar hay viết những điều cần làm vào cuốn sổ trước mặt, vì sau cùng đó chỉ là công cụ, quan trọng nhất vẫn là lựa chọn của chính bản thân.
5. Me-time – chậm mà nhanh
Rất nhiều khi bạn cần chậm lại, tạm quên những điều cần hoàn thành & cho phép bản thân được thư giãn. Đó chính là me-time, thời gian làm bất kỳ điều gì bạn thích, chỉ những điều bạn thích để nuông chiều & hiểu về bản thân mình. Không ai đu đỉnh được mãi, chúng ta luôn cần có đoạn chậm lại để phục hồi & chạy nhanh hơn.